13.03.2025 | Työelämä, Työelämä
Työaikakirjanpidon merkitys tulee hyvin konkreettiseksi esimerkiksi työsuhteen päättymistilanteissa, jossa työntekijä haluaisi korvauksen tehdyistä ylitöistä ja työantaja taas katsoo, ettei työntekijä olisi saanut tehdä ylitöitä ilman työantajan lupaa. Tällöin ylityötunteja on kertynyt monesti pienistä puroista jo vuosien ajalta ja rahallinen intressi voi olla jopa kymmeniä tuhansia euroja.
Mitä olisi siis kaikkien hyvä tietää työaikakirjanpidosta, vaikkei siitä syntyisikään välttämättä riitaa?
Ensinnäkin on hyvä tiedostaa, että työaikakirjanpidon järjestäminen ei ole vapaaehtoinen asia, vaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Työaikakirjanpitoa koskeva velvoite on siis työantajalla, mutta selvyyden vuoksi on todettava, että työntekijöille voi ja saa delegoida työaikakirjausten tekemisen, vaikka itse työnantajan velvollisuutta työaikakirjanpitoon ei voi delegoida.
Suomessa on katsottu, että työaikakirjanpitoon ei välttämättä tarvitse kirjata työpäivän aloittamis- ja lopettamisaikoja, mutta kirjanpidon on muodostettava luotettava selvitys tehdyistä työtunneista. Tämä suomalainen linjaus on oikeuskäytännön kannalta kuitenkin haasteellinen, koska Euroopan unionin tuomioistuimen (jatkossa EUT) oikeuskäytännön mukaan työntekijän päivittäisen työajan pituuden täytyy olla mitattavissa. EUT katsoo, että jos työpaikalla ei ole otettu käyttöön järjestelmää, jonka avulla voidaan mitata objektiivisesti ja luotettavasti työntekijän suorittamien työtuntien määrää sekä ajoittumista, työntekijöiden on erittäin vaikea ja käytännössä jopa mahdoton saada EU-oikeudessa vahvistetut oikeutensa toteutetuksi. Tämä tarkoittaa muun muassa sen valvomista, että viikoittaista enimmäistyöaikaa sekä päivittäisiä ja viikoittaisia vähimmäislepoaikoja tosiasiallisesti noudatetaan.
Työaikakirjausten aikajänteestä on esitetty hyvin erilaisia näkemyksiä, mutta suosituksena on pidetty sitä, että kirjaukset tehtäisiin viimeistään viikon sisällä työsuorituksesta. Tämä vähentää työaikakirjanpitoa koskevia virheitä jo pelkästään siitä syystä, että työajat ovat vielä jossain määrin tuoreessa muistissa. Tosin työajan seurantaa voi parantaa, jos työaikakirjanpito on reaaliaikainen. Monella työpaikalla onkin käytössä erilaisia järjestelyjä, joilla kirjausten tekemistä reaaliaikaistetaan ja digitalisoidaan.
Mahdolliset kirjausvirheet olisi hyvä korjata työaikakirjanpidosta siten, että molemmat osapuolet myötävaikuttavat tai ovat ainakin tietoisia korjauksista. On hyvä tietää, että oikeuskäytännössä työntekijän työaikakirjauksille on annettu merkittävä todistusarvo, kun ne ovat tarkkoja ja systemaattisesti ylläpidettyjä. Työantajan on pystyttävä käytännössä jälkikäteen todistamaan työntekijän kirjaukset vääriksi, mikä ei ole helppo tehtävä, varsinkin jos työaikakirjanpito on ollut delegoitu työntekijän tehtäväksi.
Työaikasääntelyn perustavoitteena on työntekijän suojelu liialliselta työkuormitukselta ja levon puutteelta, jotka voivat olla merkittäviä terveys- tai turvallisuusriskejä. Työaikakirjanpito mahdollistaa työntekijän oikeuksien toteutumisen ja valvonnan. Tästä syystä työaikakirjanpito on tärkeä asia nimenomaan työntekijälle.
Terveys ja turvallisuus eivät kuitenkaan ole olleet ainoita syitä työaikasäännellylle. Esimerkiksi Henry Ford totesi 1920-luvulla, että työmiehellä ei ole tarvetta autolle, jos hän on aamutuimasta iltaruskoon töissä. Fordin tuotannonjohto oli lisäksi havainnut, että (tuolloin lyhyeltä kuulostavan) 40-tuntisen työviikon avulla työnteko tehostui ja työn laatu parani. Työn ja vapaan välinen tasapaino voi siis olla yhtä lailla talouden tehostamistoimi kuin terveyden edistämistoimi.
Yksittäiselle yritykselle tai tiimille työaikakirjanpito voi antaa lakisääteisten velvoitteiden valvomisen lisäksi tietoa muun muassa siitä, miten työtä pitäisi mitoittaa ja ajoittaa sekä, onko prosessien ajanhallinta kunnossa. Toki työaikakirjanpito on merkittävässä roolissa palkanmuodostumisen kannalta, kun lasketaan erilaisia palkanlisiä.
Työaikadirektiivi ei ole sisällöllisesti juurikaan muuttunut 1990-luvulla säädetyn ensimmäisen säädösversion jälkeen, vaikka sitä koskeva tuomioistuinkäytäntö on paisunut ja työelämä on ottanut harppauksia kohti joustavampia työaikajärjestelyjä. Kun viimeisin työaikadirektiivin versio säädettiin vuonna 2003, niin silloin ei vielä keskusteltu laajasti esimerkiksi etätyöstä. Aiemmin työpäivä oli yleisesti ”yhdeksästä viiteen”, nyt tämä on enää harvoilla asiantuntijoilla arkipäivää. EU-oikeudelle tyypillinen tuomioistuinkäytännön kokoaminen ja päivittäminen EU-säädöksiin on siis tulossa. Kysymys vain kuuluu, että milloin. Tällä tulee väistämättä olemaan vaikutusta Suomen työaikalainsäädäntöön, vaikka meidän uusin työaikalakimme tuli voimaan suhteellisen tuoreeltaan 1.1.2020 ja vaikka työaikalakia on muutettu tämänkin jälkeen.
On hyvä huomata, että työaikakirjanpito ei ole pelkästään tekninen asia, vaan se liittyy laajempaan yhteiskunnalliseen keskusteluun työntekijöiden oikeuksista, työnantajien vastuista ja työhyvinvoinnin edistämisestä. Tämän vuoksi sen merkitystä työntekijöiden oikeuksien valvomisessa ei tule unohtaa, vaikka keskustelu usein helposti keskittyy lähinnä työaikakirjanpidon tehokkaaseen toteutukseen, töiden laskutukseen ja palkkojen laskentaan. Nämä ovat lopulta toissijaisia asioita työaikakirjanpidon pääasiallisen tehtävän rinnalla, joka on työntekijän suojelu liialliselta työkuormitukselta ja levon puutteelta.
Mikko Leirimaa, ASIAn työmarkkinajuristi
Kirjoitus on julkaistu myös ASIAn jäsenlehdessä 1/2025
Jäsenkysely: ASIAn jäsenet pitävät kolme etätyöpäivää sopivana Teetkö sinäkin harmaata ylityötä? (2022) Työelämän tietopankki: Työaika